Как да настроите автоматичен отговор

Какво е автоматичен отговор в BMail

Автоматичният отговор изпраща подготвено съобщение, когато получите имейл. Това е полезно, ако сте във ваканция, извън офиса или искате временно да уведомявате хората, че ще отговорите по-късно.

В BMail автоматичният отговор не е само едно глобално включване. Можете да създавате отделни правила с различен график, различни получатели и различен текст.

В момента BMail позволява до 5 автоматични отговора на акаунт.

Къде се настройва

Отворете Настройки → Автоматичен отговор.

1. Създайте ново правило

1. Отворете секцията Автоматичен отговор.
2. Създайте ново правило.
3. Въведете име, например Ваканция, Извън офис или След работно време.
4. Решете дали правилото да е активно веднага или да остане изключено до нужния момент.

2. Изберете график

BMail поддържа три основни режима:

• Винаги активен — правилото работи постоянно
• Фиксиран период — задавате начална и крайна дата и час
• Повтарящ се график — избирате конкретни дни и часове

При повтарящия се график можете да зададете и:

• целодневно действие
• определени часове, например от 09:00 до 18:00

3. Изберете на кого да се изпраща

BMail позволява да контролирате и кои хора да получават автоматичния отговор.

В зависимост от типа акаунт можете да изберете:

• Всички
• Само контакти
• Персонализиран списък
• при определени акаунти: само вътрешни или само външни получатели

Ако използвате персонализиран списък, можете да въведете конкретни имейл адреси, разделени със запетаи.

4. Добавете изключения

Можете да посочите имейли, които няма да получават автоматичен отговор, дори да отговарят на останалите условия. Това е полезно за шеф, вътрешни системи, `noreply` адреси или конкретни клиенти.

5. Напишете темата и текста

След това задайте:

• тема на автоматичния отговор
• съдържание на съобщението

Добра практика е текстът да е кратък и ясен: кога сте недостъпни, кога ще отговорите и към кого да се обърнат при спешност.

6. Използвайте допълнителните защити

BMail има и допълнителни настройки, които помагат да не се изпращат излишни автоматични отговори.

• Изпращай само веднъж на всеки подател или според избрания период
• Не отговаряй на масови/бюлетин имейли
• Не отговаряй на спам

Тези опции са полезни, за да не изпращате автоматични отговори към newsletter-и, автоматични системи или нежелана поща.

7. Активирайте правилото

След като всичко е готово, запазете правилото и го включете. От този момент BMail ще го прилага според зададения график и условия.

Примери за полезни сценарии

• Ваканция: фиксиран период от 1 до 10 август
• След работно време: повтарящ се график всеки делничен ден след 18:00
• Само за клиенти: персонализиран списък или само външни получатели
• Само за контакти: автоматичен отговор, който не се праща на непознати

Ако автоматичният отговор не се изпраща

• Проверете дали правилото е активно.
• Проверете дали графикът е в текущия период.
• Проверете дали получателят попада в избраната група.
• Проверете дали адресът не е в изключенията.
• Проверете дали не сте включили настройка за изпращане само веднъж и вече не е бил изпратен отговор към този подател.

Следваща стъпка

След като настроите автоматичен отговор, можете да комбинирате функцията с филтри, подписи и препращане, за да направите акаунта си напълно автоматизиран.